logo

RolaxIT

office@rolaxit.com
+40 748 883 974

Cum să utilizaţi un chatbot în cadrul departamentului HR

Cum să utilizaţi un chatbot în cadrul departamentului HR

Sute de mii de angajaţi lucrează în mod curent de la distanţă,  ca urmare a recomandărilor făcute de autorităţile din România. Noul tipar de lucru generează însă un val de noi interacţiuni între angajaţi şi angajatori. Resursele Umane sunt în cele mai multe cazuri hub-ul care conectează întreaga organizaţie şi către care sunt adresate cele mai multe dintre solicitările angajaţilor. Din păcate, acest hub este puţin digitalizat, iar 70% din timpul de lucru al departamentelor HR este consumat de sarcini administrative şi tranzacţionale (conform HRtrendsinstitute.com), adică răspunsuri la solicitări şi completări de documente.

În cele mai multe situaţii, angajaţii asaltează cu întrebări departamentul “Personal”, care ajunge rapid să fie depăşit de situaţie. Sistemele chatbot pot însă gestiona mult mai eficient aceste interacţiuni, într-un mod automat care să elimine o bună parte dintre apelurile telefonice şi emailurile trimise către HR. În funcţie de complexitate şi nivelul de integrare cu alte soluţii de HR management, Salarizare şi Pontaj, sistemele chatbot pot acoperi numeroase scenarii de lucru. Dintr-o perspectivă generală acestea pot fi grupate în trei categorii: Informaţii (în esenţă răspunsuri la întrebări) Tranzacţii (completare de documente) Cultură Organizaţională (educaţie şi sondarea opiniei).

Cum poate ajuta un chatbot?

O abordare exhaustivă a proceselor de HR cu un sistem chatbot nu este nici recomandabilă nici uşor de realizat. De aceea, recomandăm transferarea către chatboți a unor sarcini simple şi bine conturate. Iată cum vă poate ajuta un chatbot RolaxIT în acest proces şi cum poate reduce presiunea tot mai mare pusă pe departamentul HR din compania dvs:

  • Răspunde la întrebări generale despre modificarea condiţiilor de lucru, legislaţiei din domeniul muncii sau a unor noutăţi din activitatea companiei
  • Preia depunerea de cereri şi formulare şi asistă angajaţii la completarea acestora (cereri de concediu, pontaj, zile libere, schimb de ture)
  • Preia solicitări de emitere a unor documente (adeverinţe de venit pentru bancă) de încasare a unor beneficii sau de aplicare la anumite programe şi proiecte
  • Permite completarea automată a unor chestionare şi sondaje de opinie
  • Trimite notificări la aprobarea unor cereri
  • Preia şi actualizează datele angajaţilor
  • Oferă răspunsuri la secţiunea Întrebări Frecvente şi direcţionează utilizatorii către proceduri şi norme interne specifice fiecărei companii

Punctual, chatboţii pot fi utilizati şi pentru derularea anumitor programe de informare, conştientizare, educare a angajaţilor. Există companii care au utilizat chatboţi pentru campanii de educare impotriva rasismului sau a discriminării sexuale.

În majoritatea companiilor, Departamente de HR sunt subdimensionate, iar utilizarea unui chatbot ajută enorm la degrevarea echipei şi creşterea calităţii şi promptitudinii serviciilor oferite etc. Departamentele de HR aloca câteva ore pe zi preluării de cereri de la angajaţi şi completării de documente. Dacă aceste sarcini sunt transferate, chiar şi parţial, unui sistem chatbot, economiile rezultate justifică investiţia în tehnologie. De asemenea, utilizarea unui chatbot extinde programul departamentului HR la un regim 24/7, ceea ce contează foarte mult pentru o echipă care lucrează de la distanţă şi care cu siguranţă va avea un ritm şi un program de lucru neomogen. Un avantaj este şi acela că utilizatorii pot interacţiona cu chatboţii RolaxIT pe orice canal avut la dispoziţie: website, portal intranet, aplicaţie pentru mobil etc.

După cum puteţi observa, există beneficii pentru toate părţile implicate (business, personal HR, angajaţi), ceea ce ne face să credem că chatboţii vor deveni o parte intrinsecă a oricărui Departament HR în următorii ani. Acestea ar putea aloca doar 30% pentru sarcinile administrative şi tranzacţionale, ceea ce ar permite o concentrare a atenţiei pe politicile de personal, creşterea calităţii recrutării etc.  Un sondaj recent al ServiceNow (companie globală care oferă consultanţă şi aplicaţii de HR) arată că 75% dintre cei 350 de specialişti  în Resurse Umane intervievaţi, consideră foarte benefică utilizarea unui chatbot în relaţie cu angajaţii, pentru oferirea de informații şi preluarea de solicitări.

Totodată nu uitaţi că chatboţii nu înlocuiesc oamenii ci îi ajută să lucreze mai simplu şi mai eficient. Citiţi şi Recomandări de care să țineți cont la implementarea unui chatbot, ajută cu siguranţă.

Pentru  o discuţie despre cum să integraţi un chatbot RolaxIT în procesele de HR ale companiei dvs., vă stăm la dispoziţie la următoarele coordonate:

@robot
No Comments

Post a Comment

Comment
Name
Email
Website